80/20 reglen: Bliv mere effektiv med paretoprincippet

Året var 1906. Den italienske økonom, Vilfredo Pareto, syslede som sædvanlig med statistikker og økonomiske observationer, da han opdagede et interessant fænomen: Det viste sig, at 80% af al italiensk jord var ejet af 20% af befolkningen.

Han spekulerede på, om det var et særligt italiensk fænomen, men da han kiggede på andre landes fordeling af jord, opdagede han tilsvarende tendenser. Men Pareto var ikke alene økonom, han var åbenbart også en ivrig havemand, for også her fandt han tilfælde af 80/20 distributionen, da han blandt andet erfarede, at 20 % af bælgene i hans ærtebed indeholdt 80 % af alle ærterne.

Paretos ærter lagde grundstenen til hvad der senere skulle blive til et værdifuldt effektiviseringsredskab kendt som paretoprincippet, bedre kendt som 80/20 reglen.

Det skete nogle år senere, I 1940’erne, da Amerikaneren Joseph Juran opdagede, at Paretos observationer også gjaldt i forretningsverdenen. Han konstaterede bl.a. at 80% af en virksomheds overskud ofte kommer fra 20% af virksomhedens kunder, og at 80% af en virksomheds omsætning ofte skyldes 20% af salgspersonalet.

Juran udviklede sine observationer til et generelt princip om, at 20% af noget altid er ansvarligt for 80% af resultaterne, og kaldte det for paretoprincippet eller “the vital few and the trivial many”. Siden da har princippet været brugt i alverdens sammenhænge til at effektivisere og optimere arbejdsgange, både i forretningsverdenen men også i sundhedssystemet, naturvidenskaben og mange andre områder.

Hvad kan vi bruge paretoprincippet til?

80/20 reglen skal naturligvis tages med et gran salt. Det er ikke en endegyldig sandhed og der er en vis grad af confirmation bias (dvs. bevidst eller ubevidst at forsøge at bekræfte eget bias) forbundet hermed. Men det er en god tommelfingerregel, som er værd at have i baghovedet, når man analyserer sine handlingsmønstre med henblik på at blive mere effektiv.

I praksis kan reglen bl.a. hjælpe med at undgå perfektionisme. Som perfektionist går man gerne langt for at sikre, at det man foretager sig, er absolut perfekt ned til mindste detalje, uanset om den sidste marginale forbedring er irrelevant for kvaliteten af det færdige arbejde.

Et eksempel kunne være bloggen her. Det tager mig oftest 2-4 timer at skrive en artikel. Jeg kunne gøre det hurtigere og pumpe artikler ud i massevis, men kvaliteten ville lide skade. Jeg kunne også bruge meget mere tid på hver eneste lille detalje. Jeg kunne formulere mig lidt bedre hist og her, og er jeg nu 100 % sikker på, at der ikke gemmer sig en lille kommafejl? Men det ville tage meget længere tid uden at gavne læserne. Og hvis artiklen skulle være helt og holdent perfekt, ville den aldrig blive udgivet.

Derfor skriver jeg efter 80/20 reglen: Når jeg ikke længere kan forbedre artiklen uden at bruge betydeligt mere tid på selv mindre forbedringer, så bliver den udgivet. Jeg bruger med andre ord ca. 20 % af den tid, som en (næsten) perfekt artikel ville tage, men opnår alligevel 80 % perfektion. Jeg kan med andre ord skrive 5 gode artikler på den tid, som det ville tage at skrive én perfekt ditto.

Paretoprincippet i privatøkonomien

Princippet kan med fordel også bruges i privatøkonomien. Lad os sige, at du skal spare penge på benzinforbruget (naturligvis skal du det). Én måde at gøre det er at holde øje men tankstationerne og så fylde tanken, når prisen er relativt lav. Det kræver, at man er opmærksom og danner sig en fornemmelse af hvor og hvornår, man kan forvente lavere priser, men det er ikke en uoverskuelig opgave.

En alternativ måde at spare på benzinregningen er at udarbejde et omfattende regneark med tidspunkter og tankstationer, hvor prisen er særligt lav. Med udgangspunkt i regnearket, kan man planlægge sit forbrug og sine køreture således, at man altid tanker til den lavest mulig pris.

Ved den første løsning er udbyttet stort i forhold til indsatsen. Den anden løsning vil uden tvivl spare dig lidt flere kroner, men indsatsen er alt for høj i forhold til gevinsten.

“Indsatsen er højere, men jeg vil gerne spare penge. Hvad er du for en amatørpengepuger? Vil du spare penge eller ej” spørger en hypotetisk læser måske.

Men fordelen ved 80/20 reglen er netop, at ved at stoppe når gevinsten er “god nok” i forhold til indsatsen, så frigiver man ressourcer til andre opgaver. I stedet på at bruge hele dagen på at taste benzinpriser ind i et regneark, så kan man gennemføre besparelser på fire ekstra områder.

Paretoprincippet er således et gavnligt værktøj til at effektivisere sine arbejdsgange, hvis det bruges med omtanke. Man kan naturligvis ikke bare beslutte, at nu vil jeg kun fuldføre 20 % af et projekt, for der er jo ikke ligegyldigt, hvilke 20 % man udfører. Men ved bevidst at fokusere på de 20 % vigtigste opgaver, vil du spare en masse tid, energi og penge.